May 28, 2020 Nổi Bật Giữa Khoảnh Khắc Thiêng Liêng

Các công việc chuẩn bị trước khi diễn ra lễ khai mạc hội nghị

Evaluation Warning : The document was created with Spire.Doc for .NET.

Các công việc chuẩn bị trước khi diễn ra lễ khai mạc hội nghị

Công việc chuẩn bị cho hội nghị là rất quan trọng, quyết định tới sự thành công hay thất bại của hội nghị. (Xem phụ lục 04: Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị ). Trước hết cần xác định các hạng mục công việc chính, từ đó xác định những hạng mục công việc bổ sung cho từng hạng mục công việc chính. Sau đó, lấy thời gian từ lúc lên kế hoạch đến lúc hội nghị khai mạc là khoảng thời gian khống chế rồi phân chia thời gian cho từng hạng mục công việc một cách hợp lý, ưu tiên những hạng mục công việc quan trọng. Thời gian dự phòng cho toàn bộ công việc cần được xác định rõ.

Xây dựng và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, xác nhận đặt dịch vụ: Sau khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng, công ty tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng. ( Xem phụ lục 05: Phiếu đặt dịch vụ ). Trong hợp đồng, công ty phải đề rõ những mốc thời gian trong tiến độ cung cấp của họ, đặc biệt là hạn chót cung cấp dịch vụ. Thời gian huỷ bỏ hay thay đổi dịch vụ mà không bị phạt nên được nêu cụ thể. Ngoài ra, bản kế hoạch công việc cũng cần phải đưa cho nhà cung cấp để họ nắm rõ được toàn bộ quá trình và thấy được tầm quan trọng của họ trong quá trình đó. Sau đó, ban tổ chức tiến hành đặt các dịch vụ, hàng hoá sau:

Thuê phòng hội nghị

Các trang thiết bị cần thiết

Phòng lưu trú

Đặt dịch vụ ăn uống

Dịch vụ vận chuyển

Tham quan

Dẫn chương trình, phiên dịch

Thuê thợ quay film, chụp ảnh

Các tiết mục văn nghệ

Pa- no, ap phích

Quà tặng

In ấn, photo copy

 

Làm hồ sơ khách mời và phát thiệp mời: Ban tổ chức sẽ liên hệ với bên khách hàng để có được danh sách khách tham dự càng sớm càng tốt, chú ý danh sách khách VIP được làm riêng. Những thông tin về khách mời mà công ty cần quan tâm: Tên, chức vụ, nơi công tác, địa chỉ liên lạc, tuổi tác, tôn giáo, những chú ý đặc biệt trong chế độ ăn kiêng vì bệnh tật (nếu có). Những thông tin trên không chỉ để tiến hành làm hồ sơ khách mời mà còn giúp cho việc đặt dịch vụ trong hội nghị để mang lại sự hài lòng cao nhất. Nội dung thiệp mời gồm những nội dung sau:

 

Số thứ tự của thiệp ( Mã số )

Tên hội nghị

Mô tả hội nghị

Ngày

Gìơ ( khai mạc và bế mạc )

Địa điểm tổ chức

Chỉ dẫn cần thiết, nơi đỗ xe

Trang phục

Địa chỉ, số điện thoại, fax hồi âm (của công ty Sao Việt )

Phong bì hồi âm

Ban tổ chức cần đặt hòm thư trước với bưu điện, rà soát lại nhiều lần việc thiết kế thiệp mời, ít nhất là 2 lần và tiến hành in. Khi phát thiệp mời cần chú ý để ý đến tiến độ và lịch trình giao thư của bưu điện để tính toán thời gian bắt đầu gửi cho hợp lý và thường xuyên kiểm tra xem người được mời đã nhận được thiệp chưa (có thể bằng cách gọi điện cho họ). Theo dõi hồi âm của khách mời vô cùng quan trọng để tiến hành đặt và xác nhận các dịch vụ lần cuối.

Tiến hành kiểm tra lại các dịch vụ lần cuối cùng: Sau khi đã đặt xác nhận các dịch vụ, ban tổ chức tiến hành kiểm tra các dịch vụ mà nhà cung cấp bàn giao trước khi hội nghị diễn ra để đảm bảo mọi thứ đều hoàn hảo và đầy đủ. Nội dung kiểm tra bao gồm:

 

kiểm tra vệ sinh phòng ốc

tình trạng hoạt động của các trang thiết bị

trang trí sân khấu

Bố trí bàn ghế trong phòng

bố trí trong phòng họp

âm thanh và ánh sáng trong phòng

kiểm tra chất lượng và độ an toàn của xe

xem diễn tập các tiết mục văn nghệ

kiểm tra thực đơn món ăn

Kiểm tra pa- no, ap phich

Related Posts

Các dịch vụ của trung tâm tổ chức hội nghị

August 27, 2018

August 27, 2018

a> Dịch vụ lưu trú: công ty có thể chỉ phải tổ chức việc lưu trú cho những khách mời...

Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bàn hội nghị

August 27, 2018

August 27, 2018

– Chức năng của bộ phận bàn là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồ uống đảm...

Chuẩn bị trước giờ ăn cho tiệc hội nghị

August 27, 2018

August 27, 2018

Công tác chuẩn bị có vai trò rất quan trọng, quyết định đến sự thành công của buổi tiệc, bởi...

Các chương trình vui chơi giải trí khi tổ chức hội nghị

August 27, 2018

August 27, 2018

Trong một cuộc hội nghị bất kỳ luôn cần có các chương trình văn nghệ để cho khán giả không...

Chất lượng đội ngũ công nhân viên phục vụ hội nghị

August 27, 2018

August 27, 2018

Đối với một doanh nghiệp kinh doanh bình thường nói chung và trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn nói...

Cơ sở vật chất kĩ thuật phục vụ tiệc hội nghị

August 27, 2018

August 27, 2018

Ngoài yếu tố con người thì cơ sở vật chất cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới...

Chỉ tiêu đánh giá chất lượng nhân viên phục vụ hội nghị

August 27, 2018

August 27, 2018

– Kỹ thuật phục vụ khách: Đánh giá trình độ chuyên môn của nhân viên phục vụ thông qua các...